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En tant qu’assistante virtuelle et cheffe d’entreprise, tu manipules de nombreuses informations confidentielles. Les tiennes et celles de tes clients. Pour ne pas les perdre ou se les faire voler, il est indispensable de sécuriser ses données professionnelles. Voici les réflexes à adopter pour protéger tes mots de passe et toutes les informations financières, commerciales ou stratégiques nécessaires à ton activité.
Sécuriser ses données professionnelles : une obligation légale
En Europe, le RGPD (Règlement général sur la protection des données) impose aux entreprises d’assurer la sécurité des données qu’elles manipulent. En tant qu’assistante virtuelle travaillant en Europe ou avec des clients européens, tu dois t’y conformer.
Pour respecter la loi, voici trois grands principes à respecter :
collecte uniquement les données nécessaires au bon déroulement de tes missions.
supprime les informations confidentielles dès la fin d’une collaboration (que ce soit avec un client, un prospect, un partenaire ou un sous-traitant). Cela concerne notamment les mots de passe. En revanche, conserve les factures de tes clients et de tes fournisseurs pendant 10 ans. Et pour te couvrir en cas de litige, garde les preuves de l’exécution de tes contrats (mails, contrats, comptes-rendus) dans le délai de prescription civile (5 ans à l’heure actuelle).
prends toutes les mesures utiles pour protéger les informations confidentielles qui te sont confiées (je vais te donner des astuces dans la suite de l’article !).
Si tu veux en savoir plus sur le RGPD, je te recommande le site de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). C’est l’entité qui s’assure de l’application du règlement et elle fournit de nombreuses informations utiles et pratiques.
Inclure une clause de confidentialité dans ses CGV
Les conditions générales de vente, je t’en parle souvent. C’est un document indispensable pour sécuriser ta collaboration avec tes clients.
Aujourd’hui, je voudrais aborder un point particulier des CGV : la clause de confidentialité. C’est dans cet article que ton client et toi, vous allez vous engager mutuellement à ne pas divulguer à autrui les informations confidentielles que vous allez partager.
C’est également là que tu vas expliquer ce que tu mets en œuvre pour assurer la sécurité des données qui te sont confiées. Cela peut être la manière dont tu protèges ton système informatique contre le vol et le piratage, pour que les informations de tes clients ne soient pas accessibles. Et en cas de faille, tu dois préciser jusqu’à quelle hauteur tu es responsable.
Sauvegarder les informations de son entreprise dans un espace de stockage en ligne
Tu n’es pas à l’abri que ton ordinateur plante ou que ton disque dur rende l’âme. Et dans ce cas, si tu n’as pas de sauvegarde de tes fichiers informatiques, tu perds absolument toutes les informations de ton entreprise et de tes clients.
Pour éviter d’en arriver là, je te recommande de sauvegarder tes documents sur un espace de stockage en ligne sécurisé. Ainsi, tu pourras avoir accès à tes informations depuis n’importe quel autre ordinateur et continuer à travailler.
Tu connais certainement Dropbox ou Google Drive. Mais Bénédicte Fulgens, juriste d’affaires et spécialiste du RGPD, rappelle que les entreprises américaines sont dans le collimateur des autorités européennes. Dans la mesure du possible, elle conseille donc de privilégier des solutions européennes, comme Oodrive, Infomaniak ou NetExplorer.
Dernière chose à propos des espaces de stockage en ligne : si ton client en utilise un (et qu’il t’y donne accès), travaille sur son espace. Cela évitera de multiplier les lieux de stockage d’information. Tu n’oublieras donc pas de supprimer des fichiers à la fin de votre collaboration. Et si tu te fais hacker, aucune donnée de ton client ne sera accessible depuis ton ordinateur.
Utiliser un gestionnaire de mots de passe pour sécuriser ses données professionnelles
Les mots de passe sont un outil incontournable pour sécuriser ses données professionnelles. À condition qu’ils soient bien choisis :
n’utilise pas des codes d’accès trop évidents (comme ta date de naissance ou celle de tes enfants !) ;
génère un mot de passe différent pour chaque application et logiciel. De cette manière, si l’un d’eux est compromis, les autres tiennent toujours ;
évite d’enregistrer tes mots de passe sur Google ou autre. Si tu te fais voler ton ordinateur ou ton téléphone portable, le voleur aura accès à toutes tes informations.
Le meilleur moyen de régler tous ces problèmes d’un seul coup, c’est d’utiliser un gestionnaire de mots de passe, comme Dashlane ou Bitwarden, par exemple. C’est une sorte de coffre-fort numérique qui te permet de générer des mots de passe forts et de tous les stocker au même endroit. Et si tu te fais voler ton téléphone portable ou ton ordinateur, tu peux aller changer l’ensemble de tes mots de passe.
L’autre avantage d’un gestionnaire de mots de passe, c’est qu’il te permet de partager un code d’accès avec une autre personne de façon totalement sécurisée. Parles-en à tes clients pour qu’ils t’envoient les leurs sans risque de piratage. Car les envois de mots de passe par mail, sms, via Notion ou WhatsApp représentent des failles de sécurité. Si tes clients refusent, demande-leur de te signer un document te déchargeant de toute responsabilité en cas de vol de leurs identifiants. Car c’est à eux de te fournir leurs informations de manière sécurisée.
Activer la double authentification des logiciels
Une autre façon de sécuriser ses données professionnelles est d’utiliser l’authentification à deux facteurs pour tous les logiciels qui le proposent, ainsi que pour sa boite mail.
L’inconvénient quand tu travailles avec un client, c’est que tu dois lui demander le code à chaque fois. Pour contourner cette difficulté, dis-lui de t’ajouter en administrateur de ses comptes. De cette manière, c’est toi qui recevras les notifications nécessaires à ta connexion, sans avoir à déranger ton client.
Sécuriser ses données professionnelles : quelques astuces supplémentaires
Il y a encore plusieurs autres moyens de sécuriser ses données professionnelles :
sur internet, navigue uniquement sur les sites https (ceux avec un petit cadenas devant l’URL). Ils garantissent le cryptage des données échangées entre toi et le site et limitent les risques de piratage.
installe un bloqueur de pub, comme AdBlock, sur ton ordinateur. Comme son nom l’indique, il bloque l’apparition de fenêtres de pub indésirables lorsque tu navigues sur internet. En plus d’être beaucoup plus agréable, ça t’évite de cliquer malencontreusement sur un lien frauduleux donnant potentiellement accès à ton ordinateur à un hackeur.
équipe-ton ordinateur d’un antivirus et mets-le à jour régulièrement.
mets également à jour les logiciels que tu utilises.
évite de te connecter à des accès wifi publics. Ils sont moins sécurisés.
J’espère que tous ces conseils pour sécuriser ses données professionnelles t’auront été utiles. C’est un aspect que l’on a souvent tendance à négliger, mais c’est très important d’y prendre garde. Tu protégeras efficacement ton entreprise et tu éviteras que les informations de tes clients ne soient divulguées. Si tu as d’autres astuces, dis-le-moi en commentaire. C’est le genre d’informations à diffuser largement. D’ailleurs, je t’encourage à envoyer cet article à tes clients et à tes collègues pour les sensibiliser à l’importance de sécuriser ses données professionnelles.
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