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Faire appel à une assistante virtuelle représente une sacrée étape dans le parcours d’un entrepreneur. C’est un cap à passer qui peut soulever de nombreuses questions sur la confiance, le mindset ou encore le management. Pour aider tes prospects à surmonter leur peur de déléguer, j’ai demandé à Émilie Coudoin, photographe et formatrice, et Charlène Demonsais-Latappy, brand et webdesigner, les craintes qu’elles avaient avant de confier des missions à une assistante freelance. Et je te donne des pistes pour rassurer tes propres clients, s’ils rencontrent les mêmes freins.
Au programme :
1. La peur de déléguer liée à l’incertitude sur le chiffre d’affaires
1.1. Des entreprises aux revenus aléatoires
La première crainte des entrepreneurs qui souhaitent confier des missions à une assistante virtuelle concerne l’argent. Consacrer un budget à ce poste ne les dérange pas. C’est leur capacité à rémunérer leur assistante sur le long terme qui les inquiète. « Avant de déléguer, j’avais pas mal de peurs, reconnaît Charlène Demonsais-Latappy, brand et webdesigner. Mais la plus grande, c’était de ne pas faire assez de chiffre d’affaires tous les mois pour la payer. Cette impression de responsabilité était vraiment très forte. »
Les freelances n’ont pas un revenu stable d’un mois sur l’autre et cela peut les faire renoncer à déléguer certaines missions. Le souci, c’est qu’il y a beaucoup d’idées reçues sur le chiffre d’affaires minimum à réaliser avant d’engager une assistante virtuelle. En réalité, tout dépend des charges qui pèsent sur l’entreprise. En général, un prestataire de services en a beaucoup moins qu’un e-commerce par exemple, et peut donc se permettre de déléguer plus tôt. Personnellement, j’ai commencé à le faire avec seulement 3 000 € de CA mensuel.
1.2. Mes conseils pour rassurer les freelances qui s’inquiètent pour leur budget
⭐ Propose des petits forfaits de 8 heures par mois pour les entrepreneurs qui commencent à déléguer. En cas de baisse de leur chiffre d’affaires, ce sera beaucoup plus facile à absorber qu’un gros contrat de 40 heures ! Et quand ils seront rassurés, ils pourront augmenter leur quota d’heures.
⭐ Rappelle à tes prospects que tu es là pour les décharger des missions sur lesquelles ils n’ont pas de plus-value. Ils pourront donc se concentrer sur leur zone de génie et générer plus de chiffre d’affaires grâce à toi. C’est une opération gagnant-gagnant !
⭐ Au-delà du chiffre d’affaires, insiste sur le bien-être que va leur apporter le sentiment d’être soutenu dans leur business. « Depuis que j’ai délégué la gestion de mes réseaux sociaux à mon assistante, j’ai allégé ma charge mentale, témoigne Charlène. D’ailleurs, sans elle, je n’aurais jamais lancé un deuxième compte pour ma nouvelle activité. »
2. La crainte de ne pas savoir quoi et comment déléguer
2.1. Un manque d’organisation préalable
Avant de déléguer pour la première fois, un webpreneur a généralement toujours travaillé seul. Il a ses habitudes et ses méthodes, mais ne les a pas toujours formalisées. « Avant de travailler avec Mélanie Chaïa, je bossais toute seule depuis 4 ans, explique la photographe et formatrice Émilie Coudoin. J’avais une vision très claire de mon entreprise… mais j’étais bordélique dans mon business. Je n’avais aucun process. Toutes mes façons de faire étaient dans ma tête. Ça me faisait un peu peur de faire entrer quelqu’un dans ce merdier. Surtout que c’était le flou dans ma tête sur ce qui était possible de déléguer. J’ai choisi Mélanie, justement parce que j’avais besoin d’aide pour structurer mon entreprise. »
D’ailleurs, même avec une organisation millimétrée, la peur de déléguer reste présente. Car cela reste compliqué de passer de solopreneur à chef d’équipe. « J’ai toujours été très structurée et j’ai créé des process dès mon lancement, indique Charlène. Mais je me suis quand même posé beaucoup de questions sur ce que j’allais pouvoir déléguer à mon assistante et comment l’intégrer dans mon business. »
2.2. Mes astuces pour convaincre les solopreneurs de se faire aider
Avant d’accepter une mission, assure-toi que, même si elle n’a pas de process en place, la personne avec laquelle tu vas travailler à une vision claire de son entreprise. Car si elle n’a pas fixé de cap, tu ne pourras pas le faire à sa place. Une fois cette précaution prise, tu peux l’aider à vaincre sa peur de déléguer.
⭐ Aide ton prospect à identifier les missions qu’il pourrait te déléguer. Dans mon article sur l’appel découverte, je te propose une liste des questions à lui poser pour cerner avec précision ses besoins, même s’il n’en a pas conscience lui-même !
⭐ Rassure les solopreneurs sans organisation en mettant en avant tes propres compétences en la matière. « Au départ, je voulais déléguer mes réseaux sociaux à mon assistante, raconte Émilie. Mais je me suis rendu compte qu’elle est très forte dans tout ce qui pêche chez moi : la technique, les automatisations et les process. J’ai donc réorienté ses missions vers ces domaines. Ça me permet aujourd’hui d’avoir une bien meilleure organisation et de me concentrer sur mes zones de génie. »
⭐ Précise à tes clients toutes les informations dont tu as besoin et dans quels délais, pour réaliser tes missions de façon optimale. La communication est primordiale.
3. L’angoisse de perdre son identité
3.1. Des entrepreneurs control freak
« L’une de mes interrogations avant de prendre une assistante, c’était comment donner lui bonnes informations pour que les choses soient faites comme je les aime, avoue Charlène. Pour pallier ma peur, j’ai tout préparé en amont : j’ai passé plus d’un mois à créer un espace collaboratif sur ClickUp et une bibliothèque de templates de visuels pour que mon feed garde son apparence. »
L’entreprise d’un solopreneur, c’est un peu son bébé. Accepter de laisser quelqu’un d’autre s’en occuper, c’est parfois compliqué. C’est se résoudre à ce que tout ne soit pas fait exactement comme il a l’habitude de le faire. Avec le risque que sa clientèle voie une différence au niveau de la qualité. Pas étonnant donc que beaucoup aient peur de déléguer !
3.2 Mes trucs pour encourager les webpreneurs à lâcher prise
⭐ Rappelle à ton client que la mise en place d’une collaboration prend un peu de temps : de son côté pour apprendre à déléguer, du tien pour intégrer toutes ses attentes.
⭐ Demande à ton client s’il souhaite que tu utilises des outils spécifiques. Et si tu ne les connais pas, dis-lui que tu es prête à te former à ses méthodes. Ta capacité d’adaptation devrait le rassurer.
⭐ Même si ton client ne te le propose pas, mets en place un outil collaboratif (Notion, Trello, ClickUp…) grâce auquel vous allez pouvoir échanger. Il pourra ainsi t’indiquer précisément ce qu’il souhaite. Et grâce à une to do list partagée, tu pourras l’informer de l’état d’avancement de ton travail et demander des validations à chaque étape. Rien de mieux pour apaiser ses angoisses !
4. La peur de déléguer à la mauvaise personne
4.1. À la recherche de la perle rare
On a tous entendu des histoires de délégation qui se passent mal. Manque de compétences ou de fiabilité, délais non respectés… Ton prospect en a peut-être même déjà fait les frais. Comment lui en vouloir dans ces conditions de ne pas être serein ?
Cela dit, un fiasco n’est pas toujours à imputer à l’assistante virtuelle ! Un client qui ne communique pas assez, qui n’a pas une vision claire de son business ou qui donne toujours les informations en dernière minute peut lui aussi faire capoter une collaboration.
Mais dans un cas comme dans l’autre, ce que recherchent les entrepreneurs c’est LA bonne personne à qui confier leurs missions.
4.2. Mes tips pour apaiser les entrepreneurs échaudés
⭐ Assure ton prospect de ton professionnalisme dès l’appel découverte. C’est un moment très important de votre future collaboration et il doit sentir que tu maîtrises ton sujet. Pour mettre toutes les chances de ton côté, je te conseille de découvrir les 5 choses que tes prospects attendent lors d’un appel découverte.
⭐ Propose une période d’essai pour votre collaboration. De cette manière, ton client pourra se rendre compte sans risque que tu es l’assistante idéale !
⭐ Sois honnête envers ton prospect et envers toi-même. « Pour devenir l’assistante de quelqu’un, il faut un match d’affinités et de complémentarités », insiste Émilie. Si tu ne sens pas une collaboration, que ce soit au niveau de la personnalité, des valeurs ou de la façon de travailler d’un entrepreneur, renonce à ce contrat. Je te promets que tu en trouveras d’autres !
⭐ Et dernier petit conseil d’Émilie : « Il ne faut pas avoir peur de recadrer un entrepreneur qui part dans tous les sens, comme moi. Personnellement, cela m’a beaucoup aidée à me structurer et à créer des process. » Si tu es confrontée à ce problème, mes 5 astuces pour se faire respecter par ses clients devraient t’intéresser.
En bref : comment aider tes clients à surmonter leur peur de déléguer
Faire appel à une assistante virtuelle peut créer de nombreuses insécurités chez les entrepreneurs :
crainte de ne pas pouvoir assurer sa rémunération sur le long terme ;
difficulté à se projeter en tant que manager ;
impression qu’on n’est jamais mieux servi que par soi-même ;
angoisse à l’idée que la collaboration se passe mal.
L’étape de l’appel découverte est un moment clé pour aider tes prospects à dégommer leur peur de déléguer. C’est durant cet entretien que tu vas pouvoir prouver tes compétences et ton professionnalisme et leur démontrer la plus-value que tu pourrais apporter à leur entreprise. Mais n’oublie jamais que c’est aussi le moment où tu vas pouvoir jauger ton prospect et vérifier si le match est possible. Fais confiance à ton instinct et ne crains pas de perdre un client, si tu ne sens pas la collaboration.
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