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Une office business manager et une assistante virtuelle contribuent toutes les deux au succès des entreprises qu’elles accompagnent. On a d’ailleurs parfois tendance à les confondre. Mais leurs missions ne sont pas les mêmes. Pour savoir quelles sont les différences entre OBM et assistante virtuelle, j’ai interrogé Sonia Leremboure, Claudia Busque et Solenne Frappeau pour qu’elles te présentent leur métier en détail.
Sonia Leremboure – « Il y a une continuité entre l'assistante et la business manager. »
Mon parcours
Je m’appelle Sonia et j’ai commencé à entreprendre en 2016. Jusqu’en 2019, j’ai fait plein de choses : de la rédaction, de la création de sites web, du web design… En 2019, j’ai trouvé ma voie et je me suis repositionnée pour faire de l’assistanat. J’accompagnais mes clients en tant qu’assistante opérationnelle et assez rapidement, à partir de début 2020, je suis devenue business manager. J’avais plusieurs clients et même si j’en vivais très bien, c’est rapidement devenu compliqué à gérer. Début 2021, je n’en ai gardé qu’un seul et maintenant, le reste de mon activité, c’est du consulting. J’accompagne les entrepreneurs sur la gestion d’entreprise avec toutes mes compétences d’OBM, mais plus en mode conseil et plan d’action que concrètement, les mains dans le cambouis.
Ma définition de l’OBM
Pour moi, business manager c’est synonyme de plusieurs noms qu’on connait plus classiquement dans les entreprises : chef de projet, directeur des opérations, chief operating officer… On peut aussi l’assimiler à l’intégrateur, chargé de rendre techniquement possible tout ce que le chef d’entreprise visionnaire imagine.
Différences entre OBM et assistante virtuelle
La différence, c’est qu’une assistante va plus être dans l’exécution, dans l’opérationnel pur et dur : la création de PDF, la programmation de posts sur Instagram, la relecture, la réponse ou la programmation de mails, le report de factures dans un fichier Excel, la création de visuels, d’un planning éditorial… L’assistante opérationnelle va aider techniquement l’entrepreneur. Elle va s’occuper d’une partie des tâches qu’il n’a plus le temps de faire.
L’OBM, elle, va plutôt faire de la gestion de projet, manager, éventuellement faire du recrutement. Elle va s’assurer que les délais sont respectés. Elle va également définir et suivre les KPI de la boite pour vérifier que les actions mises en place sont alignées avec la stratégie…
Donc, l’OBM va avoir cette fonction de chapeauter le business, de s’assurer que tout se passe bien dans l’entreprise, là où l’assistante va s’assurer que les tâches soient exécutées. Elle a aussi une responsabilité, mais différente.
Mais pour moi, il y a une continuité claire entre l’assistante et la business manager. C’est d’ailleurs mon parcours. Si elle a une appétence pour la gestion de projet et qu’elle n’a pas peur d’une charge de travail supplémentaire, une assistante peut devenir OBM. C’est la continuité. Généralement, quand on est une bonne assistante, on peut être une très bonne OBM parce qu’on a vraiment conscience de tout. On comprend ce qui se passe dans le business. Et si en plus, c’est une progression dans la même entreprise, c’est parfait parce qu’on maîtrise déjà les process.
Mes clients en tant qu’OBM
Le client idéal pour une business manager, c’est l’entrepreneur web qui est en pleine croissance, qui a déjà une équipe opérationnelle et qui a besoin d’aide sur la partie stratégique. C’est aussi un client qui réalise minimum 200 000 à 300 000 euros de chiffre d’affaires par an. Tout simplement parce qu’une petite équipe de 3 personnes, ça peut facilement coûter 100 000 euros de frais chaque année.
On ne peut pas avoir trop de clients simultanément quand on est assistante, mais c’est encore plus vrai quand on est OBM. Je suis allée jusqu’à 5 clients simultanément. Ça a été très formateur, mais ça a aussi été une erreur de parcours ! Quand on doit gérer toute la dimension stratégique d’un business, c’est très difficile de couper son cerveau en 5 ! Un bon rythme de croisière, ça va être 3 maximum. En tout cas de ce que j’en ai vécu. Et même là, ça a été tellement intense que j’ai choisi de ne garder qu’une seule cliente : Aline de TheBBoost, et de consacrer le reste de mon activité à du consulting.
Mes conseils pour devenir OBM
Avant de devenir OBM, je dirais qu’il est important de bien prendre le temps d’être ultra efficace en tant qu’assistante opérationnelle. Quand on est vraiment dans une bonne zone de confort en tant qu’assistante, ça peut être le bon moment de progresser. L’idéal, c’est de le faire dans une entreprise dans laquelle on est déjà. C’est confortable pour tout le monde.
Donc, ne brûle pas les étapes parce que, mine de rien, devenir OBM, c’est une bonne dose de responsabilités en plus. Il ne faut pas se planter, c’est quand même de la gestion de projet, du management, de la supervision. Prends le temps d’être une super assistante que les clients réclament, sans laquelle ils ne pourraient pas vivre. Et à partir de là, ça peut être le bon moment de proposer tes services en business management.
N’hésite pas à te former pour acquérir de nouvelles compétences. Il existe plusieurs formations sur le marché américain, mais il y en a aussi une en France. Elle est dispensée par Amélie Martinot qui est business manager depuis près de 4 ans. D’ailleurs, moi-même je suis le programme parce qu’il y a toujours des domaines sur lesquels on doit progresser !
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Retrouve-moi sur Instagram, LinkedIn ou sur mon site web Site d’Amélie Martinot https://duopreneur.net/, la formatrice d’OBM
Claudia Busque – « Allier connaissance des process et dimension stratégique. »
Mon parcours
Mon nom, c’est Claudia Busque. J’ai été gestionnaire de projets pour une entreprise de produits physiques pendant 10 ans. Puis à un moment donné, le statut de travailleur autonome m’a interpellée. En tant qu’employée, souvent, on est contraint à des horaires, et c’est plus difficile quand les enfants arrivent dans le décor.. J’ai eu envie d’avoir plus de liberté.
J’ai fait plusieurs recherches sur le web, puis j’ai découvert le métier d’adjointe virtuelle. J’avais déjà de bonnes connaissances en gestion de projets, mais pas nécessairement sur le web. Donc j’ai suivis plusieurs formations pour me perfectionner et je me suis lancée. Au début, je faisais des tâches plus simples comme de la programmation de publications sur les médias sociaux, puis tranquillement j’ai eu plus de responsabilités. J’ai aussi appris à faire des modifications sur les sites web et plusieurs choses en lien avec la technologie. Après quelques mois, je me suis formée en tant que gestionnaire de médias sociaux et j’ai proposé les deux services.
Mais je me suis rendu compte que ce que j’aimais dans la gestion de médias sociaux, c’était la partie gestion, justement. C’est à ce moment-là que j’ai découvert le métier d’OBM vers lequel j’ai tranquillement transitionné. Parce que j’ai réalisé que je préfère être dans la gestion et la supervision que dans l’exécution des tâches.
Ma définition de l’OBM
Une OBM, c’est une personne qui va s’occuper de la gestion desopérations de l’entreprise et également de la supervision de l’équipe. Souvent, elle va aussi mettre la main à la pâte en tant qu’intégratrice. Elle a une connaissance des systèmes et des process en plus de la dimension stratégique.
Différences entre OBM et assistante virtuelle
Une assistante est plus dans l’exécution que dans la gestion. Elle reçoit des directives, puis les met en place. L’OBM va conseiller le CEO, lui suggérer des changements, apporter ses idées, créer des process…
Souvent, les entrepreneurs ont beaucoup d’idées et une grande vision, mais ce n’est pas toujours réaliste avec les effectifs en place. L’OBM va apporter son grain de sel et trouver des solutions pour rendre toutes ces choses possibles : étaler les projets sur plusieurs mois, embaucher du personnel supplémentaire… L’entrepreneur donne ses idées et l’OBM est chargée de trouver comment les mettre en place.
Mes clients en tant qu’OBM
Je travaille avec des entrepreneurs en ligne, principalement des coachs et des formatrices. Mon critère pour les choisir, c’est qu’ils aient déjà une équipe en place. Je ne veux pas être la seule à tout mettre en place. Je peux et je veux participer, mais je veux vraiment avoir de l’aide pour pouvoir me concentrer sur la partie gestion stratégique. Et puis, j’aime ça travailler en équipe !
Quand je me suis lancée, j’ai été assez chanceuse, car au Québec, j’étais dans les premières, OBM. Ce n’est pas un service qui était tellement connu quand j’ai débuté. Il y a un bon côté à ça parce que quand quelqu’un cherche une OBM, il vient facilement vers moi. Mais l’inconvénient, c’est qu’il faut défricher un peu le terrain ! Quand j’ai commencé, j’ai fait un petit peu de promotion sur les réseaux sociaux, mais pas beaucoup, car j’ai tout de suite attiré des entrepreneurs avec une grande visibilité. Et le bouche-à-oreille a fait le reste.
Présentement, j’ai 3 clients et je trouve que c’est presque trop. En tant qu’OBM, on s’investit dans toutes les parties de l’entreprise. Quand tu es aussi impliquée dans chacune des entreprises de tes clients, ça demande beaucoup d’espace mental . Avoir plus de clients que ça, ça ne fonctionnerait pas pour moi.
Mes conseils pour devenir OBM
Ce qui a été le plus bénéfique pour moi, c’est d’avoir une bonne vue d’ensemble du métier d’adjointe virtuelle avant de me lancer comme OBM. C’est ce qui m’a aidée à transitionner plus facilement. Avoir une connaissance précise de chaque tâche, du temps que ça va prendre, de l’énergie que ça demande, permet de dire si un projet est réaliste ou pas et de quelles ressources on a besoin pour le réaliser. Cette vue d’ensemble m’a permis de pouvoir bien cerner les besoins pour mieux suggérer mes clients.
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Solenne Frappreau – « Trouve ta zone de génie pour te différencier. »
Mon parcours
Je m’appelle Solenne et j’ai 35 ans. J’ai travaillé pendant de longues années dans des musées et des institutions culturelles avant de me diriger vers la gestion de gros projets événementiels. Mais ma dernière expérience s’est terminée par un burn-out.
Après cela, je me suis fait coacher par Gwen de The ChameLion Effect . Elle m’a aidée à mettre au clair ce dont j’avais besoin dans ma vie professionnelle. Et c’est elle qui, à partir de mon expérience et de mes compétences, m’a soufflé l’idée de devenir OBM.
Pour me former et m’aider à transposer mes compétences dans le milieu du digital, j’ai suivi le Digital business manager bootcamp de Deya . Il est en anglais, il dure 3 mois et il est assez costaud avec beaucoup de travaux à rendre. Mais il est très complet et aborde à la fois les automatisations des systèmes et des procédures, la direction de projets et la gestion des équipes, le recrutement et les RH. À la suite de ça, je me suis sentie prête et je me suis lancée. Aujourd’hui, je vis au Portugal. Ça fait un an que je suis OBM et j’en vis depuis 6 mois.
Ma définition de l’OBM
Pour moi, une OBM est le bras droit d’un entrepreneur. En français, on pourrait dire vice-présidente ou directrice des opérations. C’est quelqu’un qui va avoir une vision périphérique de l’entreprise. C’est la coéquipière du CEO ou de la personne qui a fondé son propre business.
Elle agit sur plusieurs axes. Elle aide sur la gestion, la mise en place et la réalisation des projets. Elle est aussi là pour avoir des discussions stratégiques avec la CEO. Elle audite les systèmes et les procédures en place et réfléchit à la façon d’automatiser encore plus le business pour le rendre le plus simple possible. L’objectif est que tout marche tout seul pour pouvoir se concentrer sur d’autres choses.
Et enfin, il y a le troisième volet qui concerne les ressources humaines. Une OBM peut aider la CEO à recruter de nouvelles personnes (rédactrice web, copywriter, graphiste, webdesigner, assistante virtuelle…) et à manager l’équipe.
Différences entre OBM et assistante virtuelle
Une assistante virtuelle est souvent engagée pour exécuter des tâches récurrentes comme les factures, la comptabilité, l’envoi de mails… L’OBM est plus dans la stratégie. Elle se place au-dessus de l’assistante digitale. Elle a une vision globale, coordonne les équipes, réfléchit aux projets à mettre en place. Elle copilote l’entreprise avec la personne qui la dirige. D’ailleurs, c’est pour ça que sur Instagram, mon nom c’est @ta_copilote !
Ce n’est pas la même chose d’être assistante virtuelle et OBM, mais il est possible de passer de l’un à l’autre. D’ailleurs, c’est souvent l’évolution naturelle quand la collaboration avec un client prend de plus en plus d’importance. Au fur et à mesure du temps, la connaissance du business et la confiance du CEO augmentent. Il peut être amené à confier à son assistante virtuelle plus de responsabilités et des missions de plus en plus stratégiques. Et quand tu en arrives là, c’est le moment de renégocier ton salaire et ta position dans la boite !
Mes clients en tant qu’OBM
Actuellement, je m’occupe de trois clientes et deux d’entre elles m’ont trouvé sur Instagram. Pour chacune, il s’agit de contrats long terme, car une mission stratégique demande une vision long terme.
Mes conseils pour devenir OBM
Le premier conseil que je pourrais donner à quelqu’un qui voudrait devenir online business manager, ce serait de se former. Ce qui fait la différence, ce sont les compétences techniques et la connaissance des outils qui sont utilisés en majorité par les clients : Convertkit, Kajabi, Podia…
Quand on est OBM, on est généraliste, c’est-à-dire qu’on n’est expert en rien, mais on a des compétences importantes sur beaucoup de choses. Mon deuxième conseil, ce serait donc de trouver ce pour quoi tu es vraiment bonne et de vendre cet aspect-là de toi en priorité. Pour certaines personnes, ce sera la création de visuels ou la création de contenu. Pour moi, ce sont les automatisations. C’est ma passion, j’adore faire ça. Et ça tombe bien, parce que j’ai remarqué que beaucoup de clients n’aiment pas s’en occuper. C’est donc ce que je mets en avant. C’est ma manière de me différencier, ma valeur ajoutée. Mais, quelle que soit ta zone de génie, tu vas toujours répondre à un besoin spécifique chez un client.
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Comme tu l’as vu au travers des témoignages de Sonia Leremboure, Claudia Busque et Solenne Frappeau, devenir office business manager ne s’improvise pas. Ce métier nécessite une implication forte auprès des entreprises clientes et des connaissances pointues en matière de gestion de projet et de management d’équipe. Chacune des intervenantes a souligné l’importance de se former pour acquérir ces compétences spécifiques. Mais s’il existe des différences entre OBM et assistante virtuelle, les deux métiers sont également très liés. Si tu sais te rendre indispensable aux yeux de tes clients en tant qu’assistante opérationnelle et que la dimension stratégique t’intéresse, c’est une évolution qui peut être très intéressante pour toi.
