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Connaître parfaitement son métier ne suffit pas à devenir une assistante virtuelle rentable. Pour te dégager chaque mois un revenu à la hauteur de tes ambitions, tu as besoin d’autres compétences que celles liées à ton activité. Je te donne les 7 raisons principales qui, selon moi, t’empêchent d’atteindre tes objectifs de chiffre d’affaires.
1. Ne pas connaître les codes de l'entrepreneuriat sabote l'activité d'une assistante virtuelle
Avant de créer leur entreprise, beaucoup d’assistantes étaient salariées. Et elles pensent que connaître les bases de leur métier suffira à assurer la réussite de leur activité freelance. C’est faux. Le monde de l’entrepreneuriat est très différent du salariat.
Pour devenir une assistante virtuelle rentable, il ne suffit pas d’exceller dans ton domaine. Il faut aussi apprendre à être entrepreneure.
Il y a des règles, des codes, pour savoir comment prospecter, se nicher, fixer son tarif, définir son offre, connaître son client idéal… Ce sont des stratégies basiques (pour lesquelles il existe des formations payantes ou gratuites), mais tout à fait indispensables à maîtriser pour assurer le succès de ton entreprise.
Si tu rencontres des difficultés à vivre à 100 % de ton activité d’assistante virtuelle, peut-être n’as-tu tout simplement pas appris à devenir une entrepreneure.
2. Ne pas avoir de spécialisation réduit les opportunités de trouver des clients
Cela paraît souvent contre-intuitif aux femmes qui suivent ma formation, mais la spécialisation est indispensable pour attirer des clients. Elles craignent souvent de se fermer des portes en ne s’adressant qu’à une catégorie de personnes. Mais c’est tout le contraire !
J’aime prendre l’exemple médical. Lorsque tu es malade, tu vas chez un médecin généraliste. Mais si tu as un problème spécifique, tu consultes un spécialiste, que ce soit une gynécologue, une dentiste ou une ophtalmo… La spécialisation te paraît évidente en médecine ? Elle l’est tout autant pour les assistantes virtuelles !
Lorsque tu te concentres sur des clients spécifiques (disons les coachs et les formateurs pour prendre l’exemple des personnes que j’accompagne), tu parles le même langage qu’eux, tu cibles leurs problématiques. Ils vont se sentir compris, reconnaître ton expertise et naturellement faire appel à toi puisque tu les connais si bien.
Et cerise sur le gâteau : cela ne fait pas fuir d’autres clients potentiels. En tant qu’assistante virtuelle, je n’ai pas travaillé qu’avec des coachs ou des formateurs. D’autres personnes attirées par mon profil sont venues à moi. La spécialisation ne t’enferme pas. Elle te permet simplement de diriger ta communication vers les personnes avec qui tu as vraiment envie de travailler.
3. Ne pas définir son client idéal empêche de devenir une assistante virtuelle rentable
Beaucoup d’entrepreneures débutantes négligent de définir leur client idéal, car l’exercice leur paraît abstrait. Certes, il y a une dimension fictive à imaginer les personnes avec lesquelles on aimerait collaborer. Mais il est vraiment important de cerner le profil type du professionnel avec lequel tu kifferais de travailler tous les jours.
Qu’est-ce qui fait sa spécificité :
sa profession ?
sa personnalité ?
la façon dont il travaille ?
le fait qu’il te confie des missions diverses et variées ? Ou, au contraire, qu’il ne te délègue qu’une seule tâche hyper cadrée ?
Tente d’être la plus précise possible. Mieux tu connaîtras ton client idéal, plus il sera facile pour toi de le comprendre, de savoir où le trouver, de parler le même langage que lui, de l’attirer naturellement… et de vivre de ton activité !
4. Ne pas avoir une offre adaptée dessert une entreprise
Lorsqu’on se lance comme assistante virtuelle, on a tendance à créer une offre en fonction de ce que l’on sait faire. Cela paraît assez logique. Mais est-ce que ce que tu as à offrir répond aux problématiques de ton client idéal ? En clair : est-ce que ton offre répond à un réel besoin ?
Pour déterminer les prestations que tu devrais proposer, réaliser une étude de marché peut t’aider. Discute avec des personnes sur les réseaux sociaux ou dans des groupes pour cerner les attentes de ton client idéal.
Tu le vois, devenir une assistante virtuelle rentable demande un cheminement, une stratégie, une réflexion qui nécessite d’y passer du temps.
5. Ne pas fixer ses tarifs correctement plombe le chiffre d'affaires d'une microentreprise
Définir ses tarifs en tant qu’assistante virtuelle n’est pas une étape à prendre à la légère :
il ne s’agit pas de se placer dans l’esprit du client, en imaginant qu’il va te trouver trop chère ou pas chère par rapport au marché ;
il ne s’agit pas non plus d’effectuer une veille concurrentielle pour te positionner par rapport aux autres assistantes virtuelles de ta connaissance ;
il s’agit encore moins de proposer un tarif inférieur à ce qui se fait autour de toi, en te disant qu’en étant moins chère que la concurrence, tu attireras plus de clients…
Je te déconseille fortement la dernière technique. Tirer les prix vers le bas est le meilleur moyen de dévaluer ton travail. Et contrairement aux idées reçues, un tarif bas n’attire pas forcément plus de clients. Il peut donner une impression de mauvaise qualité et les faire fuir…
Pour calculer tes tarifs, tu dois avant tout partir de tes propres besoins. Tu dois donc te poser une question essentielle : quel est le chiffre d’affaires dont tu as besoin pour être rentable et pour vivre ?
Pour le savoir :
calcule tes charges : toutes les dépenses que tu dois faire pour pouvoir travailler ;
définis la rémunération que tu souhaites te verser. Certaines personnes vont vouloir 1 200 euros par mois, d’autres 2 000 euros ou plus. Forcément, l’incidence n’est pas la même ;
ramène ton chiffre d’affaires souhaité au taux horaire en dessous duquel tu ne dois pas descendre si tu veux vivre décemment de ton activité.
S’inspirer de ce que font les autres assistantes virtuelles, c’est bien pour ne pas être totalement déconnectée du marché. Mais ne copie pas bêtement les tarifs des autres, car tout le monde n’a pas les mêmes charges, les mêmes besoins et les mêmes objectifs. Je t’invite donc à réfléchir au tarif qui te permet d’être rentable.
6. Ne pas savoir où et comment prospecter est problématique
Sais-tu où trouver ton client idéal ? J’en reviens toujours à ce fameux client idéal, mais c’est parce que c’est l’élément clé pour devenir une assistante virtuelle rentable ! Si tu l’as défini correctement, tu sais forcément où le trouver, par exemple en identifiant précisément le réseau social sur lequel il communique.
Savoir où entrer en contact avec ton client idéal est déjà une bonne chose. Reste à l’attirer ! Pour cela, il y a deux grands types de prospection :
la prospection dite dure, que ce soit par téléphone ou par email. Je n’en parlerai que très peu parce que c’est une démarche qui est très compliquée pour moi. Mais c’est à titre purement personnel, et si tu es à l’aise avec cette méthode, fonce !
la prospection dite douce. Également appelée inbound marketing ou stratégie de contenu, son but est de faire venir tes clients à toi en leur proposant du contenu pertinent sur les réseaux sociaux. C’est la technique que j’utilise et qui m’a permis d’afficher un agenda complet 6 mois après mon lancement.
Savoir prospecter, c’est primordial pour trouver des clients. Si aujourd’hui tu rencontres des difficultés à vivre pleinement de ton activité, peut-être que c’est ta stratégie de prospection qui est à revoir. As-tu un objectif de communication ? Sais-tu comment te montrer sur les réseaux sociaux, comment « vendre » sur les réseaux sociaux, comment amener le client à toi ? T’es-tu formée ou ne serait-ce que renseignée ? Avoir une stratégie vraiment claire dans le domaine te permettra sans nul doute de décrocher plus de missions.
7. Ne pas fidéliser ses clients réduit la rentabilité d'une assistante virtuelle
Si prospecter est primordial, comme on vient de le voir, c’est aussi une activité qui prend du temps et de l’énergie. Pour ne pas avoir à le faire en permanence, vise les contrats sur le long terme plutôt que les missions ponctuelles.
Pour fidéliser tes clients et garder les mêmes durant plusieurs mois, voire plusieurs années, crée une véritable relation avec eux. Pour cela, il faut qu’ils se sentent en confiance. Ton travail doit donc être irréprochable. Mais il faut également que tu mettes en place des processus pour te rendre indispensable à leurs yeux. Exprime ta satisfaction de travailler à leurs côtés, anticipe leurs besoins, communique régulièrement avec eux… Sors de ton rôle d’exécutante pour devenir le bras droit dont ils ne pourront plus se passer.
Fidéliser un client ne te permet pas seulement d’éviter de prospecter en permanence. Cela te fait également gagner du temps dans ton activité d’assistante virtuelle. Imagine un client dont tu connais parfaitement l’entreprise, auquel tu n’as plus besoin de demander d’informations pour réaliser une tâche et que tu comprends quasi instantanément quand il te sollicite… Tu vois tous les bénéfices d’une telle collaboration ? Si tu veux des pistes supplémentaires pour obtenir des contrats sur le long terme, ma masterclass ‘comment bien collaborer avec son client lorsque l’on est assistante virtuelle’ pourraient t’intéresser.
On pourrait trouver énormément de raisons pour lesquelles ton activité d’assistante virtuelle ne te permet pas (encore) de vivre correctement. Mais pour résumer, voici les sept qui, selon moi, sont les plus importantes :
ne pas connaître les codes de l’entrepreneuriat ;
ne pas avoir de spécialisation ;
ne pas définir ton client idéal ;
ne pas avoir une offre adaptée ;
ne pas fixer tes tarifs correctement ;
ne pas savoir où et comment prospecter ;
ne pas fidéliser tes clients.
Si tu as identifié un ou plusieurs de ces points comme problématiques dans ton entreprise, je te conseille de te former pour surmonter tes difficultés. Ma formation pour assistante virtuelle rouvre bientôt ses portes. C’est peut-être le coup de pouce qu’il te faut pour enfin vivre à 100 % de ton activité !
