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En plus d’être formatrice pour assistantes virtuelles, j’exerce moi-même ce métier. Il est passionnant, mais je dois t’avouer que lorsque je me suis lancée, j’ai fait quelques erreurs… et certaines de mes collègues en ont fait d’autres. Pour t’éviter de les faire à ton tour, je te présente aujourd’hui les 6 erreurs les plus fréquentes chez les assistantes virtuelles débutantes.
Erreur n°1 : Accepter n'importe quelle mission
Quand tu débutes en tant qu’assistante virtuelle, tu as souvent peur de manquer de clients. Du coup, tu es tentée d’accepter n’importe quelle mission. C’est une très grosse erreur, car dans le lot, tu vas forcément dire oui à des tâches qui ne te font pas forcément vibrer. Et ça, c’est embêtant pour deux raisons.
La première, c’est qu’à un moment donné, tu risques de devoir refuser des missions qui t’enthousiasment, parce que ton planning sera complet. Si tu as signé un engagement avec un client, impossible de mettre fin à son contrat, au motif que ce que tu fais pour lui ne t’intéresse pas ! Alors, évite de te piéger toi-même, et accepte uniquement les missions qui te plaisent.
La deuxième raison, c’est que tu seras moins productive que si tu kiffais vraiment ton travail. Et la qualité, mine de rien, ne sera pas la même. Ne te voile pas la face ! Je ne dis pas que tu fais mal les missions qui t’indiffèrent. Mais si vraiment elles te plaisaient, tu les ferais encore mieux… Donc, encore une fois, sélectionne tes contrats avec soin pour prendre du plaisir et être plus efficace dans ton activité.
Erreur n°2 : Mentir sur ses capacités
Ne pas être transparente avec un client, ça c’est vraiment quelque chose que je ne comprends pas. Et pourtant, toujours par peur de manquer de travail, certaines n’hésitent pas à mentir sur leurs capacités.
Tu as le droit de ne pas savoir répondre à une mission et de ne pas maîtriser tous les logiciels du monde ! Mais tu as le devoir d’être transparente avec les personnes qui te sollicitent. C’est faire preuve de professionnalisme, de franchise et d’honnêteté !
Si un client fait appel à tes services pour un outil que tu ne connais pas ou une mission que tu n’es pas capable de mener à bien, dis-le-lui ! S’il a besoin d’une personne opérationnelle immédiatement sur cette tâche, il fera appel à une autre assistante virtuelle et c’est totalement OK. Mais dans certains cas, soit parce qu’il sait qu’il aura du mal à trouver quelqu’un d’autre, soit parce qu’il accroche avec ta personnalité, il acceptera que tu te formes avant de réaliser la mission.
Ça m’est arrivé plus d’une fois ! À toi de montrer que tu en veux, que tu es capable d’aller chercher les informations et d’être autodidacte pour que le client voie tout le potentiel que tu as en toi.
Mais si vraiment, tu sais que tu n’es pas capable d’être opérationnelle dans un temps limité, admets que tu n’es pas la bonne personne pour cette mission et renvoie le client vers des assistantes virtuelles dont c’est la spécialité. Car transparence et honnêteté sont la base d’une bonne collaboration.
Erreur n°3 : Ne pas connaître le nombre maximum d'heures que tu peux réaliser chaque mois
Lorsque tu te lances comme assistante virtuelle, tu te fixes un objectif de chiffre d’affaires. Il doit te permettre d’atteindre le salaire que tu souhaites te verser pour payer ton loyer, manger, avoir des loisirs, etc. L’erreur que font de nombreuses assistantes virtuelles débutantes est de ne pas traduire ce chiffre d’affaires en un nombre d’heures maximum qu’elles peuvent réaliser chaque mois.
Pourquoi est-ce important ?
Déjà, pour savoir combien d’heures tu dois faire pour réaliser ton chiffre d’affaires.
Mais surtout, pour ne pas accepter trop de contrats et passer tout ton temps à travailler. Attention au déséquilibre vie pro – vie perso. Finir en burn-out, ce n’est vraiment pas le but !
Connaître ton nombre d’heures maximum te permettra aussi de ne pas t’engager au-delà de tes possibilités. La pire des choses serait de ne pas honorer le contrat d’un client, faute de temps. Les conséquences sur la réputation de ton business seraient catastrophiques !
Erreur n°4 : Ne pas avoir conscience qu'un début de collaboration prend du temps
Faire appel à une assistante virtuelle, c’est un investissement en argent, mais aussi en temps. Quand tu démarres une collaboration avec un nouveau client, tu as besoin de temps pour te familiariser avec la mission. Tu n’en as pas toujours conscience si tu te lances dans le métier. Et tes clients non plus ! Souvent, ils sont dans la précipitation, ils ont envie que tu commences très vite et que tu sois opérationnelle immédiatement.
À toi de leur expliquer que tu as besoin d’un temps d’adaptation pour assurer le succès de votre collaboration. Lors du premier entretien, informe-les de tout ce dont tu as besoin pour que ta mission se déroule de la façon la plus professionnelle possible.
Tout d’abord, tu dois connaître l’entrepreneur pour lequel tu vas travailler : sa vision, ses objectifs… Il va également falloir qu’il t’explique clairement ce qu’il attend de toi, les missions qu’il souhaite te confier, les logiciels et outils que tu devras utiliser… Enfin, n’oublie pas de demander en amont les codes d’accès, les documents et toutes les informations dont tu auras besoin pour mener ta mission à bien. Devoir déranger ton client tous les quatre matins pour lui demander un renseignement vous fera perdre du temps à tous les deux, et ne renvoie pas une image très professionnelle.
De ton côté, prévois du temps dans ton planning pour réaliser toutes les tâches administratives liées à l’accueil d’un nouveau client : envoi de devis, rédaction et envoi des conditions générales de vente, envoi des premiers documents… Entrer dans l’univers d’une nouvelle entreprise demande de l’énergie et du temps personnel qui ne sera pas facturé. Penses-y si tu changes de clients très souvent !
Erreur n°5 : Oublier de facturer les outils à tes clients
On en arrive maintenant à une erreur que j’ai faite moi-même : ne pas facturer les outils à mes clients parce que je n’avais pas anticipé qu’ils deviendraient payants !
Beaucoup d’outils fonctionnent sur le modèle freemium. Ils sont gratuits jusqu’à un certain usage, puis deviennent payants si tu as besoin de fonctionnalités supplémentaires. C’est exactement ce qui m’est arrivé avec le logiciel Notion.
Pour chaque nouveau client, je crée un tableau de bord partagé dans Notion. Le logiciel est gratuit, mais seulement pour une capacité de stockage limitée. Et ça, je ne l’avais pas anticipé. Alors quand l’une de mes clientes s’est mise à télécharger plein de documents dont j’avais besoin pour réaliser ma mission, j’ai dû passer en version payante. Comme je ne l’avais pas mentionné dans mes conditions générales de vente ni même évoqué oralement avec ma cliente, je l’ai pris à ma charge. C’est mon erreur, j’en assume les conséquences. Mais ne fais pas la même !
Quand tu prends un outil pour un client, pense au coût que cela va engendrer. Tu peux soit le prendre à ta charge, soit le lui refacturer, à condition de le prévenir avant. Le plus important, c’est qu’il ne soit pas surpris.
Erreur n°6 : Ne pas calculer son tarif horaire minimum
Voilà encore une erreur que j’ai faite : ne pas calculer le tarif horaire minimum en dessous duquel je ne devais absolument pas descendre.
Quand je me suis lancée, j’ai soigneusement calculé mon tarif horaire, par rapport à mes objectifs de chiffre d’affaires, par rapport à mes objectifs de rémunération, par rapport à mes charges, etc. Il était au top du top !
Puis, afin de fidéliser mes clients, j’ai créé des forfaits mensuels. Pour le forfait de 8 heures par mois, il y avait 5 % de remise, 10 % pour le forfait de 24 heures et 15 % pour le forfait de 40 heures. Et je faisais une remise supplémentaire selon la durée d’engagement.
L’idée est top et vous pouvez vous en servir. Sauf que vous ne devez pas partir de votre tarif horaire de base pour calculer le prix des forfaits ! Parce que vous arrivez parfois à un tarif horaire vraiment trop bas. Ça, je ne l’avais pas anticipé.
Si vous proposez des forfaits d’heures, pensez bien à calculer le tarif horaire minimum en dessous duquel vous ne devez pas descendre, et ne faites aucune offre en dessous de ce seuil !
J’espère que ce partage d’expérience t’aura plu et surtout qu’il te servira. Si tu as des questions, surtout n’hésite pas : laisse-moi un commentaire, j’y répondrai avec plaisir.
