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Assistante virtuelle, assistante freelance, assistante indépendante ou assistante digitale : tous ces termes désignent un même métier. Si tu cherches à te reconvertir professionnellement et à te lancer à ton compte, cette activité peut t’intéresser. Mais qu’est-ce qu’une assistante virtuelle exactement ? Dans cet article, je t’explique tout : le rôle de cette professionnelle de l’accompagnement des entrepreneurs en ligne, les compétences d’une assistante freelance et les fausses croyances sur ce métier.
Sommaire
Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? Définition
Une assistante bien réelle
Avant toute chose, je tiens à préciser un point. Même si on parle d’assistantes virtuelles, les femmes (et les quelques hommes, ne les oublions pas !) qui exercent ce métier sont bien réelles ! Ce ne sont ni des robots ni des intelligences artificielles sur internet.
Le terme « virtuelle » est utilisé, car les assistantes freelances travaillent en grande majorité en distanciel. Mais tout comme les secrétaires et assistantes de direction qui exercent en entreprise, elles jouent un rôle essentiel dans le soutien administratif et opérationnel des entrepreneurs et des professionnels qu’elles accompagnent. Grâce au temps et à l’énergie qu’elles leur font gagner, ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier et faire croître leurs résultats. Une assistante virtuelle est une collaboratrice de confiance sur laquelle les webpreneurs peuvent s’appuyer.
Un métier du web
Le métier d’assistante virtuelle est né aux États-Unis. Il s’est développé pour répondre aux besoins croissants de délégation des entrepreneurs en ligne et des professionnels à distance. Pour se lancer comme assistante virtuelle, il est donc important de maîtriser les outils du web.
D’une part parce que la plupart des opérations sont réalisées à distance, via internet. D’autre part, car si une assistante virtuelle peut prendre en charge une partie du travail administratif de ses clients (gestion administrative, précomptabilité, assistance personnelle...) comme le ferait une assistante traditionnelle, la majorité de ses services sont en lien direct avec des activités en ligne. En fonction de tes goûts, de tes compétences et des besoins de ta clientèle cible, tu pourras proposer un panel de services variés :
graphisme ;
traduction ;
rédaction web (article de blog, newsletter...)
gestion de réseaux sociaux ;
relation client ;
événementiel ;
webmarketing ;
branding ;
mise en place d’automatisations ;
création de formations ;
montage de podcasts...
Une assistante virtuelle est une entrepreneure
Une assistante indépendante
Assistante virtuelle, assistante indépendante, assistante freelance ou assistante digitale sont des dénominations différentes pour désigner un même métier. Dans tous ces cas, l’assistante est à son compte. C’est une entrepreneure à part entière. Elle est force de proposition, autonome dans son organisation et n’a aucun lien de subordination hiérarchique avec ses clients. Elle a la liberté de choisir ses horaires, ses jours de travail et ses modalités de collaboration.
Une cheffe d’entreprise
Être une assistante virtuelle implique donc d’endosser le rôle de cheffe d’entreprise. Si tu souhaites te lancer, cela signifie que tu devras maîtriser les aspects légaux et juridiques de ton métier, ainsi que les obligations comptables et fiscales. Comme toutes les entrepreneures, tu devras aussi avoir des compétences commerciales pour prospecter de nouveaux clients, fidéliser ta clientèle et fixer des tarifs justes et rémunérateurs. Je te rassure, cela s’apprend ! D’ailleurs, c’est justement ce que j’enseigne dans ma formation.
Une assistante virtuelle est une professionnelle multicasquette qui doit s’adapter aux besoins changeants de ses clients. Il est donc essentiel d’élargir en permanence tes compétences pour rester à jour dans un environnement en constante évolution. C’est cette capacité d’adaptation qui permet aux assistantes virtuelles de devenir des partenaires indispensables de leurs clients.
Qu’est qu’une assistante virtuelle doit maîtriser ?
Quelle formation pour une assistante freelance ?
Pour devenir assistante freelance, aucun diplôme spécifique n’est requis. Il n’existe d’ailleurs pas de formation certifiante pour ce métier. Mais ne va pas croire que tu peux te lancer sans aucune compétence !
L’idéal est d’avoir une première expérience professionnelle : dans l’assistanat (en tant que salariée), la communication, le marketing ou la gestion de projet. Tu auras ainsi de bonnes bases pour accompagner tes futurs clients.
Évidemment, la maîtrise de l’informatique est indispensable puisque la plupart de tes missions se passeront en ligne. Word et Excel ne suffiront cependant pas ! Tu devras utiliser un certain nombre d’outils en lien avec tes spécialités (logiciels de montage vidéo ou de podcast, de création graphique, de gestion de médias sociaux, d’emailing, de CRM...). Mais ne panique pas si tu en connais peu actuellement. Le propre d’une assistante virtuelle, c’est de se former en continu pour coller aux attentes de ses clients.
Comme je te l’ai déjà dit plus tôt, pour vivre de ton activité d’assistante virtuelle, tu auras aussi besoin de sortir de la mentalité de salariée et d’apprendre à devenir entrepreneure.
Et au-delà de toutes ces compétences, il te faudra posséder un certain nombre de qualités personnelles indispensables à ton succès.
Les qualités d’une assistante virtuelle
Je ne vais pas te mentir : le métier d’assistante virtuelle n’est pas fait pour tout le monde. J’ai d’ailleurs rédigé un article sur les red flags qui devraient t’amener à renoncer à ce métier... Voyons si tu possèdes les qualités nécessaires pour être une bonne assistante virtuelle !
Pour exceller dans ce métier, tu dois :
être sérieuse. Ça paraît évident, mais le respect des délais, la qualité de ton travail et la confidentialité des échanges sont indispensables pour faire naître une relation de confiance avec tes clients.
être polyvalente. Une assistante freelance doit être capable de travailler avec plusieurs clients, de s’adapter à différents domaines d'activité et de réaliser des tâches variées.
maîtriser les outils digitaux. La maîtrise des outils et des technologies 2.0 est primordiale pour assurer une communication et une collaboration efficaces à distance.
faire preuve d’autodiscipline. Tu vas souvent être amenée à travailler seule, sans personne pour te dire quand et comment réaliser tes tâches. Tu ne pourras compter que sur toi pour t’imposer un rythme de travail.
être proactive. Une assistante est bien plus qu’une simple exécutante. Tu dois être force de proposition auprès de tes clients pour améliorer leurs process et leur productivité.
avoir un sens relationnel aigu. Même si tu travailles seule chez toi, tu vas devoir développer une véritable relation avec tes clients pour comprendre leurs besoins et y répondre. Tu pourras aussi être amenée à utiliser ton esprit d’équipe pour travailler avec leurs autres prestataires.
savoir s’organiser. Gérer plusieurs clients en même temps, tout en assurant le suivi de ta propre entreprise requiert de la discipline et un certain talent pour la planification.
être réactive. Faire face à des urgences, répondre à des sollicitations imprévues ou réparer des erreurs font aussi partie du quotidien d’une assistante virtuelle.
Les mensonges sur le métier d’assistante virtuelle
Certains vendeurs de rêves distillent de fausses croyances sur le métier d’assistante virtuelle. Ne te laisse pas piéger par ces promesses illusoires !
Un métier facile
Il n’y a absolument rien de facile dans le fait d’être assistante virtuelle. Cela demande un investissement constant pour développer ses compétences, prospecter et fidéliser ses clients. De plus, il est essentiel de respecter les réglementations et d’éviter le piège du salariat déguisé. Enfin, en plus de travailler pour tes clients, tu dois développer ton propre business. Bref, pour la facilité, on repassera !
Des revenus rapides
Tu peux vivre confortablement de l’activité d’assistante virtuelle. Mais comme n’importe quel autre prestataire de services, tu vas devoir trouver des clients avant de pouvoir te rémunérer. Or, créer une offre adaptée à ta clientèle idéale et prospecter prend du temps.
Par ailleurs, garde en tête que ta rémunération ne dépendra pas seulement de tes compétences, mais aussi de ton mindset. Fixer des prix rentables n’est pas aussi facile qu’il y paraît quand on a une mentalité de salariée (mais ça fait partie des choses que je t’apprends à faire dans ma formation).
Travailler quand on veut
Si tu as l’ambition de te dégager une rémunération décente, ne crois pas que tu y arriveras en seulement quelques heures par semaine ! Les assistantes virtuelles facturent généralement au forfait horaire. Tes gains dépendront donc de ton temps de travail.
Ne pense pas non plus que devenir assistante virtuelle est l’activité idéale pour t’occuper de tes enfants. Tu ne pourras pas faire deux choses en même temps. Ne confonds pas l'entrepreneuriat avec une activité permettant uniquement de concilier vie professionnelle et vie familiale.
Fiche-métier : Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle, en bref
J’espère avoir répondu à ta question : Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? Pour résumer, il s’agit d’une cheffe d’entreprise qui aide les entrepreneurs en ligne à se concentrer sur leur zone de génie en les déchargeant des tâches opérationnelles. Loin du mythe du métier facile, il s’agit d’une activité exigeant un investissement constant, mais qui est passionnante.
Une assistante virtuelle propose des services à distance variés, allant de la gestion administrative à la rédaction en passant par le webmarketing et bien plus encore. Véritable partenaire de ses clients, elle les aide à faire croître leurs entreprises et à gagner du temps.
Cette activité indépendante exige des qualités personnelles et compétences multiples, non seulement pour répondre aux attentes des clients, mais aussi pour adopter la posture d’entrepreneure indispensable au succès de ton business.
Si tu penses être faite pour ce métier, je te propose d’aller plus loin grâce à mes deux ebooks gratuits sur les missions et les outils indispensables d’une assistante virtuelle. Télécharge-les pour donner un nouvel élan à ta carrière d’assistante virtuelle !
